本記事では、経理でよくあるミスとその対策について詳しく紹介しており、これからの実務にきっと役立ちます！
経理実務で多いミスとは？
仕訳のミス
経理実務で多いミスとしてあげられるのは、仕訳のミスです。
経理が計上する仕訳は膨大な量です。
規模の大きい会社になればなるほど、取引量も多くなるため、その分たくさんの仕訳が計上されることになります。
それに伴って、一定のミスが発生することは避けられません。
よく見られるミスとしては以下のような種類のものがあります。
- 経過勘定の仕訳漏れ
- 消費税区分
- 貸借が逆
データや書類の紛失
保管が必要な請求書等のデータや書類を紛失してしまうこともあるでしょう。
人手が足りない会社だとその場しのぎの対応に追われ、データや書類の整理は後回しになりがちです。
例えば、
- そもそも保管ルールが決まっていない
- 指定された場所にデータや書類が保管されていない
といった場合は、組織全体で保管ルールを徹底することが大切になります。
経理のミスに気づいたら
ミスに気づいた時点で、まずは自分ですぐに何とかできるかどうか考えましょう。
重要なのは、何とかできるかどうかもわからないものは、すぐに上長へ報告することです。
経理担当者が行った手続や成果物は、すぐに別の工程の作業に流用されることが多いです。
相談時には、ミスの発生日時や内容に加え、考えられるミスの影響を説明しましょう。
ミスの影響度は、自分で思った以上の場合があります。
ミスを行ってしまった際、落ち込んだり、信頼を失ったと不安に感じることもあるかもしれません。
しかし、ミスを認めて謝罪することと合わせて、
- 迅速かつ確実に修正な対応
- 同じミスが再発しないように注意すること
がもっと重要です。
個人でできる経理のミス対策
上記では経理でよく発生するミスを解説しました。
それではどんな対策をすれば、経理のミスを防げるのかについて解説していきます。
よく間違える箇所を把握する
自分が担当している業務の中で、どの部分でミスが起こりやすいかを把握しましょう。
特定の作業や手順で繰り返しミスをしている箇所を意識的に確認することが大切です。
ミスが起こりやすい箇所をリスト化し、チェックシートとして参照することで、同じミスを繰り返さないようにすることが可能です。
作業を行う際に、ここは間違えそうだなと意識するだけでもミスを減らせることができますよね。
デスク周りを常にきれいにする
経理の仕事は、依然として紙を用いた作業が多いです。
例えば、自社内でどれだけペーパーレス化を進めていたとしても、ベンダーからの納品書や請求書が紙の書類の場合もあるのです。
繁忙期になって、ただでさえ忙しい中で書類が散乱していると、仕事に集中できないですよね。
周りが整理整頓されていない状況では、仕事に集中することもできず、ミスが発生しやすくなります。
ミスを防ぐためにも、日ごろから書類をきちんと整理しておくことが非常に大切です。
集中力を保てるようにする
経理の仕事は神経を使う仕事です。
ミスを防ぐためには作業に集中することが重要です。
とはいえ、1日中ずっと集中し続けるのは現実的ではありません。
そのため、時には集中力が途切れないように休憩をはさみリラックスする日ことも必要です。
ティータイムを設けたり、同僚と雑談するなどして、必要な時に集中力を発揮できるようにしましょう。
組織で取り組む経理のミス対策
次に、組織で取り組む経理のミス対策を解説します。
個人でできるミス対策は限界があります。
個人対策と組織対策を組み合わせることで、ミスを防止する経理体制としては万全の体制になるはずです。
マニュアルを整備
業務の標準化
マニュアルを事前に作成しておくことで、担当者が急に変わっても同じ品質で業務を遂行されるようになります。
個々の担当者の力量に依存することなく、チーム全体の知見が蓄えられるということです。
マニュアルを作ると、ジョブローテーションもやりやすくなります。
経理の担当者が様々な業務を担当できれば、チームのレベルもアップするでしょう。
なお、マニュアルを作る際は、いきなり細かい内容まで記載する必要はありません。
細部にこだわり過ぎず、はじめに全体像の概要から始めたうえで、柔軟にアップデートしましょう。
2人以上のチェック体制
どんな人でも、1人で作業を行っていると必ずミスはあります。
経理はミスが許されないとはいえ、人的なミスを完全になくすことは不可能です。
ダブルチェックの仕組みがない場合、数字の不正操作が発覚しづらくなります。
その結果、不正の温床となるリスクも考えられます。
そのため、ミスや不正の防止という観点から、2人以上でのチェック体制は必須です。
ただし、すべてを細かく複数人の体制でチェックするのは非効率です。
重要な取引や高額な項目を中心に、2人以上でチェックすることが効果的です。
システム導入
システム導入は経理のミスを防止するという観点で効果的です。
経理のミスの発生源は人為的なものです。
上述のマニュアル整備や複数人のチェック体制導入によっても、完全に防ぐことは難しいです。
手作業を極力なくし人為的なミスを抑える必要があります。
手作業で行っていた業務をシステムに変更し自動化することで、人為的なミスをほぼ100%防ぐことが可能になります。
システム導入のメリットは、ミス防止だけではなく、処理スピードや生産性も向上させることができます。
まとめ
以上、経理におけるよくあるミスとその対策について解説しました。
日常業務で起こりやすいミスを理解することで、実務におけるミス防止に役立てていただけるはずです。
個人や組織全体でできるミス対策を積極的に取り入れ、ミス防止だけではなく、生産性の向上を目指しましょう！
